学生・保護者等の皆様へ
令和2年9月28日国立大学法人山口大学（以下「本学」という。）は，個人情報保護の重要性を深く認識し，個人情報の不正利用や漏えいを防ぎ，個人情報を適切に取り扱うため，「国立大学法人山口大学における個人情報保護に関する基本方針」にのっとり，個人情報の適切な保護管理に努めています。
本学における学生・保護者等に係る個人情報の取扱いは，以下のとおりです。
本学は，本学の業務を遂行するため必要なものとして，次の利用目的でそれぞれの個人情報を取得します。
| No. | 利用目的 | 取得する個人情報 |
|---|---|---|
| 1 | 入学者選抜業務 | 学生本人の氏名，性別，住所，電話番号，生年月日，出身校名，調査書，試験の得点等 |
| 2 | 学籍管理業務（学生証，学位記，各種証明書の発行等を含む），履修・成績管理業務 | 学生本人の氏名，性別，本籍(都道府県)，住所，電話番号，生年月日，出身校名，写真，異動情報，履修情報，成績情報等，保護者等の氏名，住所，電話番号，学生との続柄等 |
| 3 | 授業料等債権管理業務 | 学生本人の氏名，住所，電話番号，保護者等の氏名，住所，電話番号，振替用預金口座情報，授業料等納入状況等 |
| 4 | 授業料等免除，奨学金給付・貸与等業務 | 学生本人の氏名，性別，所属学部等，学籍番号，住所，電話番号，所得状況，家庭状況，家族等の氏名・連絡先，世帯内の就学者の状況，特別控除額，成績，免除・給付・貸与状況等 |
| 5 | 就職支援業務 | 学生本人の氏名，所属学部等，学籍番号，住所，電話番号，性別，出身校名，メールアドレス，卒業後進路情報等 |
| 6 | 課外活動支援業務 | 団体結成・継続届等に記載された学生本人の氏名等 |
| 7 | 学生教育研究災害傷害保険等保険加入受付業務 | 学生本人の氏名，所属学部等，学籍番号，払込依頼人の氏名，住所，電話番号等 |
| 8 | 学生の健康管理業務 | 学生本人の氏名，性別，所属学部等，学籍番号，住所，電話番号，身長，体重，視力，心電図，Ｘ線，問診情報等 |
| 9 | 寮関係業務 | 学生本人の氏名，性別，所属学部等，学籍番号，住所，電話番号，振替用預金口座情報，家族等の所得状況，家族等の氏名・住所・連絡先等 |
| 10 | 図書館業務 | 学生本人の氏名，所属学部等，学籍番号，住所，電話番号，メールアドレス，入館履歴，閲覧履歴等 |
上記に掲げるほか，取得した個人情報を次に掲げる目的で利用します。
なお，個人情報の取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合があります。業務委託に当たり，本学の業務請負契約基準にのっとり，安全確保の措置を講じるとともに，委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
本学は，「１．個人情報の取得・利用」に掲げる利用目的の範囲内で学生・保護者等の個人情報を利用又は提供するほか，次の(1)〜(7)に掲げる場合を除き，あらかじめ学生・保護者等本人の同意を得ないで，個人情報を第三者に提供しません。
ただし，同窓会，教育後援会等から要請があった場合や次の(1)〜(4)に掲げる場合は，学生・保護者等の個人情報を，安全確保の措置を講じた上，当該組織等の活動に必要な範囲で提供することがあります。
また，法令に基づき，個人情報を個人が特定できないよう加工したもの（行政機関等匿名加工情報）を第三者へ提供することがあります。
本学は，次の(1)〜(6)に掲げる場合を除くほか，あらかじめ学生・保護者等本人の同意を得ないで，利用目的の達成に必要な範囲を超えて学生・保護者等の個人情報を取り扱いません。
学生・保護者等に係る個人情報に関する相談や請求は，学生支援部教育支援課，医学部及び工学部の窓口に申し出ください。
また，法令に基づき，学生・保護者等に係る個人情報の開示，訂正又は利用停止を請求することができます。なお，法令に基づかない個人情報の開示，訂正又は利用停止の請求については，相当の理由があると本学が認めた場合には，応じることがあります。
「１．個人情報の取得・利用」に掲げる利用目的のほか，法令，本学の規則等の定める業務を遂行するため，個人情報を取得する必要が生じた場合，その利用目的と取得する個人情報を，文書，メール等による本人への直接通知又はＷｅｂページへの掲載，ポスター等の掲示によるもののほか，内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法により明示の上，個人情報を取得します。