学生・保護者等の皆様へ

                                          令和2年9月28日
                                          総括保護管理者裁定

学生・保護者等に係る個人情報の取扱いについて

国立大学法人山口大学(以下「本学」という。)は,個人情報保護の重要性を深く認識し,個人情報の不正利用や漏えいを防ぎ,個人情報を適切に取り扱うため,「国立大学法人山口大学における個人情報の取扱いに関する方針」にのっとり,個人情報の適切な保護管理に努めています。

本学における学生・保護者等に係る個人情報の取扱いは,以下のとおりです。

 

1.個人情報の取得

  本学は,本学の業務を遂行するため必要なものとして,次の利用目的でそれぞれの個人情報を取得します。
  また,次の利用目的に係る個人情報の取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合があります。業務委託に当たり 本法人業務請負契約基準にのっとり,安全確保の措置を講じます。

No    利用目的                   取得する個人情報                 
1 学生,保護者等への連絡,郵便物・荷物(広報誌,
アンケート,イベント,寄付の案内等を含む)の送付
学生本人の氏名及び住所,電話番号,メールアドレス,保護
者等の氏名及び住所,学生との続柄,電話番号(自宅及び
緊急連絡先),メールアドレス等
2 入学者選抜業務 学生本人の氏名,性別,住所,電話番号,生年月日,出身
校名,調査書,試験の得点等
3 学籍管理(学生証,学位記,各種証明書の発行等を含
む),修学指導(保護者等への成績送付を含む)及び
危機管理
学生本人の氏名,性別,本籍,住所,電話番号,生年月日,
出身校名,写真,異動情報,履修登録科目,成績情報,単位
4 授業運営業務 利用目的「2 入学者選抜業務」,「3 学籍管理(学生証,
学位記、各種証明書の発行等を含む),修学指導(保護者等
への成績送付を含む)及び危機管理」に掲げる個人情報
5 授業料等債権管理業務 学生本人の氏名,住所,電話番号,保護者等の氏名,住所,
電話番号,振替用預金口座情報,授業料等納入状況等
6 授業料等免除・奨学金貸与等業務  学生本人の氏名,性別,所属学部等,学籍番号,住所,電話
番号,所得状況,家庭状況,家族等の氏名・連絡先,就学
者,特別控除額,成績,免除・貸与状況等
7 学生の健康管理業務 学生本人の氏名,性別,所属学部等,学籍番号,住所,電話
番号,身長,体重,視力,心電図,X線,問診情報等
8 課外活動支援業務 サークル名簿,団体結成届,遠征届,大会行事開催届,大会
成績情報等に記載された学生本人の氏名等
9 就職支援業務 学生本人の氏名,所属学部等,学籍番号,住所,電話番号,
性別,出身校名,メールアドレス,卒業後進路情報等
10 学生名簿の作成・配布 学生本人の氏名,所属学部等,学籍番号,住所,電話番号等
11 卒業生,修了生又は就職先等への連絡,郵便物・荷
物(広報紙,アンケート用紙,寄付金のご案内)等
卒業生・修了生等本人の氏名,住所,電話番号,メールアド
レス,在学時所属情報,就職先情報等
12 寮関係業務 学生本人の氏名,性別,所属学部等,学籍番号,住所,電話
番号,振替用預金口座情報,家族等の所得状況,家族等の氏
名・住所連絡先等
13 学生教育研究災害傷害保険等保険加入受付業務 学生本人の氏名,所属学部等,学籍番号,払込依頼人の氏
名,住所,電話番号等
14 図書館業務 学生本人の氏名,所属学部等,学籍番号,住所,電話番号,
メールアドレス,入館履歴,閲覧履歴等
15  学内掲示等により学生等への周知又は連絡を行うため 学生本人の氏名,所属学部等,学籍番号,教務(期末試験
等,進級及び卒業(修了)判定結果を含む)に関する情報,
学生生活に関する情報,生活支援・経済支援に関する情報,
賞罰に関する情報,その他学生等に周知又は連絡を行う必要
がある情報
16 各種統計資料の作成 上記個人情報等
17 入学者選抜方法改善及び教育改善のための研究  利用目的「2 入学者選抜業務」,「3 学籍管理(学生証,
学位記,各種証明書の発行等を含む),修学指導(保護者等
への成績送付を含む)及び危機管理」に掲げる個人情報

2.同窓会等への提供

 山口大学基金,同窓会,教育後援会等から要請があった場合は,学生・保護者等の個人情報を,安全確保の措置を講じた上,当該組織の活動に必要な範囲で提供することがあります。
 


3.個人情報の目的外の利用・提供

 本学は,利用目的の範囲内で学生・保護者等の個人情報を利用し,又は提供します。ただし,法令に基づき,例え ば次のような場合その他相当な理由又は特別の理由があるときは,必要な範囲内で,利用目的以外の目的で学生・保 護者等の個人情報を利用し,又は提供することがあります。
 (1) 学生・保護者等本人に個人情報を提供する場合
 (2) 学生・保護者等本人の同意を得て,個人情報を第三者に提供する場合
 (3) 国会法,刑事訴訟法等の法令に基づき,個人情報を提供する場合
 (4) 学生等へのサービスの向上,学生等の届出等手続の負担軽減,業務の効率化等を図る観点から,個人情報を
   内部で利用し,又は行政機関,他の国立大学法人等に提供する場合
(5) 専ら統計の作成又は学術研究の目的のために,個人情報を研究機関等に提供する場合
 (6) 賞の受賞者の推薦のため,個人情報を賞を授与する団体に提供する場合
 (7) 学生・保護者等の生命,身体若しくは財産の保護又は教育的配慮の観点から,個人情報を医療機関,親族等
   に提供する場合

  また,法令に基づき,個人情報を個人が特定できないよう加工したもの(独立行政法人等非識別加工情報)を第三 者へ提供することがあります。

 

4.窓口

 学生・保護者等に係る個人情報に関する相談や請求は,学生支援部教育支援課,医学部及び工学部の窓口に申し出ください。
 また,法令に基づき,学生・保護者等に係る個人情報の開示,訂正又は利用停止を請求することができます。なお,法令に基づかない個人情報の開示,訂正又は利用停止の請求については,相当の理由があると本学が認めた場合には,応じることがあります。

 

5.その他
  「1.個人情報の取得」に掲げる利用目的のほか,法令,本学の規則等の定める業務を遂行するため,個人情報  を取得する必要が生じた場合,その利用目的と取得する個人情報を,文書,メール等による本人への直接通知又は  Webページへの掲載,ポスター等の掲示によるもののほか,内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法により 明示の上,個人情報を取得します。

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