教育・学生支援機構
学生支援センター

課外活動の届出・手続き

　本学では、「山口大学における課外活動団体に関する要項」において、課外活動及び課外活動団体について以下のとおり定義しております。

　「山口大学における課外活動団体に関する要項」

　「課外活動」
　正課外教育のうち、学生が自主的、自律的に行う文化的、体育的な活動をいい、その活動を通じて広い知的視野を身に付けるとともに、豊かな情操と健全な心身を育成するための諸活動をいう。ただし、営利目的の活動、特定の政党を支持し若しくはこれに反対するための政治活動又は特定の宗教のための宗教活動を除く。

　「課外活動団体」
　課外活動を行うことを目的として２名以上の本学の学生によって組織される団体をいう。

　また、次の手続きにより本学又は学部・学環・研究科に登録された課外活動団体を「登録課外活動団体」と定義しています。
　本学は「登録課外活動団体」に対して次の支援を行います。
　(1)　団体名に本学又は学部等の名称を冠することを認めること
　(2)　学内施設、設備及び備品を利用させること
　(3)　大会等の後援名義の使用許可申請に関すること
　(4)　その他本学が必要と認めること

課外活動団体の結成手続き（課外活動団体の登録手続き）

　本学の支援又は施設の使用を希望する課外活動団体を結成しようとするときは、その責任者が以下の書類を提出しなければなりません。
その際、必ず顧問教員を定めてください。
　①団体結成届
  ②構成員名簿
　③危機管理マニュアル

提出先
●吉田地区
　・構成員の所属が２つ以上の学部、学環又は研究科の場合
　　学生支援部学生支援課支援企画係（課外担当）【共通教育棟１階⑧番窓口】
　・構成員の所属が単一の学部、学環又は研究科の場合
　　所属する学部の学務係又は学環事務室
●小串地区
　医学部学務課教育・学生支援係
●常盤地区
　工学部学務課学務係

　提出された書類を確認し、次の要件をすべて満たす課外活動団体を「登録課外活動団体」として登録します。
　ただし、構成員の所属が単一の学部、学環又は研究科の場合は次の要件に加え、所属学部等が別に定める要件を満たす必要があります。
　(1)　課外活動を目的としていること
　(2)　顧問教員を定めていること
　(3)　役員を定めていること
　(4)　一定の計画のもとに日常的な活動が継続して行われること
　(5)　営利目的の活動、特定の政党を支持し若しくはこれに反対するための政治活動又は特定の宗教のための宗教活動を行わない団体であること
　(6)　反社会的な活動を行わない又は反社会的勢力に関連しない団体であること
　(7)　本学の教育研究活動に支障を及ぼすおそれのない団体であること

課外活動団体の継続・変更手続き

　登録課外活動団体の責任者は、登録された年度の末日を超えて活動を継続しようとするときは、所定の手続きにより届け出てください。また、提出した団体結成届等の内容に変更が生じた場合も、所定の手続きにより届け出てください。
●吉田地区
　・構成員の所属が２つ以上の学部、学環又は研究科の場合
　　修学支援システムで更新していただきますが、届け出期限や更新方法は、学生支援課から連絡します。
　・構成員の所属が単一の学部、学環又は研究科の場合
　　所属する学部の学務係又は学環事務室に、①団体継続届、最新の②構成員名簿及び③危機管理マニュアルを提出してください。
●小串地区
　医学部学務係教育・学生支援係に、①団体継続届、最新の②構成員名簿及び③危機管理マニュアルを提出してください。
●常盤地区
　工学部学務課学務係に、①団体継続届、最新の②構成員名簿及び③危機管理マニュアルを提出してください。

課外活動団体の登録の取消

　登録課外活動団体又はその構成員が次のいずれかに該当すると認める場合は、当該団体の登録を取り消すことがあります。
　(1)　団体結成届等その他添付書類に虚偽の記載があったとき
　(2)　法令又は本学の規則等に違反する行為を行ったとき
　(3)　課外活動中に事故が発生する等、当該団体の運営が不適切と認められるとき
　(4)　構成員が不祥事に関係し、それが当該団体の活動と密接な関係があったとき
　(5)　当該団体が、上記に示した登録要件を満たしていないと認められるとき
　(6)　当該団体の活動が本学の教育研究活動を妨げたとき

課外活動団体の解散

　登録課外活動団体の責任者は、当該団体を解散したときは、速やかに課外活動団体の結成手続きを行った部署に届け出てください。
　なお、所定の期日までに継続手続が行われなかった場合は解散したものとみなし、登録を取り消します。

課外活動で使用する施設を予約するとき

１．使用できる施設

共通教育棟教室　　

　①貸出可能な教室　
　　（教室番号）1・2・3・4・11・12・13・14・22・23・24・25・31・32・33・34・35・36
　　　　※プロジェクター・スクリーン等の機器の使用は固く禁じます。絶対に使用しないでください。

　②貸出可能な時間帯
　　　平日　　 19：40～22：00（長期休業中は16:00～22:00）
　　　土日祝　   9：00～22：00

　③音出し可能時間
　　教室での楽器等の音出し可能時間は21:00までです。

　④鍵の貸出し
　　守衛所にて鍵を受取り、返却してください。

　⑤空調設備の使用
　 　7月～9月、12月～3月は空調設備を使用することが可能です（有料）。
　　使用申請方法については「施設の空調設備を使用するとき」を参照してください。

大学会館　　※ 大学会館の詳細な内容は「大学会館」のページをご覧ください。

　①貸出可能な時間帯
　　　9：00～22：00（※22時00分に施錠）

　②休館日
　　　12月29日～翌年1月3日

　③鍵の貸出し
　　　守衛所にて鍵を受取り、返却してください。
　　　ただし、機械室の鍵のみ学生支援部８番窓口で貸出します。

　④空調設備の使用
　　　7月～9月、12月～3月は空調設備を使用することが可能です。
　　　なお、課外活動団体が、「大ホール」の空調設備を使用する場合は、空調使用料を徴収します。
　　　また、使用申請方法については「施設の空調設備を使用するとき」を参照してください。

　※大学の行事や会議などが入った場合は、それらが優先される場合があります。
　※楽器等を使用して音を出す活動は「音楽鑑賞室」のみ可能です。
　※準備室は使用不可です。

体育施設・合宿研修所

　①貸出可能な時間帯
　　　平日  　　16：10～22：00（長期休業中は8:30～22:00）
　　　土日祝  　  8：30～22：00

　※体育器具（ネット、ボール等）は貸出しません。
　※体育会に所属する団体でトレーニングルーム（第２体育館１階）を使用する団体は、同ルームの入口にある使用計画表にサインをしてください。

２．施設予約方法　

　課外活動で、吉田地区の共通教育の教室・体育施設・競技場等を予約する場合は修学支援システムで予約することになります。
　修学支援システムの操作方法は下記のリンクをクリックしてください。
　施設予約をできるのは課外活動団体に所属し、施設予約権限を付与された者のみです（各団体３名まで登録可）。

　施設予約権限の付与を希望する団体は「施設予約権限付与申請」を修学支援システムにアップロードし、学生支援課(ga119@yamaguchi-u.ac.jp)に連絡してください。
　　○修学支援システムでの学内施設の予約方法

　なお、小串キャンパス・常盤キャンパスの施設予約については、各担当係に詳細をお尋ねください。
　　○小串キャンパス：医学部学務課教育・学生支援係（電話：0836-22-2099）
　　○常盤キャンパス：工学部学務課学生係（電話： 0836-85-9011）

施設の空調設備を使用するとき

１．使用できる施設
　　　共通教育棟教室 1・2・3・4・11・12・13・14・22・23・24・25・31・32・33・34・35・36
　　　音楽サークル棟(A、B)
　　　大学会館

２．使用できる期間及び時間
　　　夏季（冷房）：7月～9月、冬季（暖房）：12月～3月
　　　使用時間は教室・各部屋が使用できる時間となります。

３．使用申請方法
　・「空調設備使用願」を学生支援課支援企画係（ga119@yamaguchi-u.ac.jp）にメールで提出してください。複数日の使用を希望する場合は、１か月ごとに作成し、使用月の前月末までにまとめて申請してください。
　・使用願に記載された予約日時に基づき使用料金を請求します。（文化会所属の団体は、大会等前日までの14日間は、無料です。「空調設備使用願」に大会名等を記入してください。）
　・空調設備を使用する当日の申請は認めません。
　・キャンセルが生じる場合、予約開始時刻（予約開始時刻が17:00以降の場合は17:00）までに、空調設備を使用しない旨の連絡があった場合は、キャンセル可能とします。

４．鍵の貸出し
　・学生支援課（⑧番窓口）にて受取・返却してください（音楽サークル棟B棟・大学会館は大ホール以外不要）。受取は18:00（長期休業期間は17:15）までに、返却は使用後速やかに行ってください。ただし、休日及び学生支援課学生サービス係の業務時間外は、翌営業日の8:30に返却してください。

５．支払い
　・有料の空調設備を使用した団体は、請求書に基づき2ヶ月ごとに使用料を支払ってください。使用料が期限までに納入されない場合は、今後の貸出しを認めない場合があります。

夜間照明を使用するとき

１．使用できる施設
　　　テニスコート、サッカー・ラグビー場

２．使用できる期間及び時間
　　　体育施設予約可能日時・時間内であれば利用可能です。

３．使用申請方法
　・施設使用予約とは別に、「屋外体育施設夜間照明使用願」を支援企画係（ga119@yamaguchi-u.ac.jp）にメールで提出してください。複数日の使用を希望する場合は、１か月ごとに作成し、使用月の前月末までにまとめて申請してください。
　・使用願に記載された予約日時に基づき使用料金を請求します。（体育会所属の団体は、大会前日までの14日間は、無料。備考欄に大会名等を記入してください。）
　・夜間照明を使用する当日の申請は認めません。
　・悪天候等により使用しない場合は、17:00までに連絡があった場合は、キャンセル可能とします。

４．鍵の貸出し
　学生支援課（⑧番窓口）にて受取・返却してください。受取は18:00（長期休業期間は17:15）までに、返却は翌朝8:30に行ってください。ただし、翌日が休日の場合は、翌営業日の8:30に返却してください。

５．支払い
　・夜間照明を使用した団体は、請求書に基づき2ヶ月ごとに使用料を支払ってください。使用料が期限までに納入されない場合は、今後の貸出しを認めない場合があります。

課外活動に係る各種様式