| 1 | 管理運営に関する事項 | (1) 本法人の沿革記録に関するもので重要な文書 | 無期限 | |
| (2) 役員会，経営協議会及び教育研究評議会の記録に関する文書 |
| (3) 公印の作成，廃止及び改刻に関する文書 |
| (4) 諸規則の制定・改廃に関する文書 |
| (5) 教授会の記録に関する文書 |
| (6) 法人文書ファイル管理簿 |
| (7) 本法人が発行する学報・広報・要覧等(保存用) |
| (8) その他無期限保存が必要であると認める文書 |
| (1) 教育，研究，診療及び事務組織の設置並びに改廃に関する文書 | 30年 | 廃棄 |
| (2) 学部・学科・講座・学科目等の設置及び改廃に関する文書 |
| (3) 法令・規則・通知等で本法人の規則の規範となる文書 |
| (4) 学長の選考に関する文書 |
| (5) 部局長の選考に関する文書 |
| (6) 訴訟に関する文書 |
| (7) 文部科学省等からの諸通知及び往復書簡で重要な文書 |
| (8) 中期目標・中期計画等に関する文書 |
| (9) 法人文書の作成及び保存の記録等が記載されている文書 |
| (10) その他30年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 外部評価に関するもので重要な文書 | 15年 | 廃棄 |
| (2) 自己点検・評価に関するもので重要な文書 |
| (3) 第三者評価に関するもので重要な文書 |
| (4) その他15年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 入学式，卒業式，学位記授与式その他本法人が主催する記念行事に関するもので重要な文書 | 10年 | 廃棄 |
| (2) 本法人の沿革記録に関する文書 |
| (3) 会議に関するもので重要な文書 |
| (4) 各種委員会の記録に関するもので重要な文書 |
| (5) 各種統計調査に関するもので重要な文書 |
| (6) 監事監査に関する文書 |
| (7) 内部監査に関する文書 |
| (8) 会計監査人の選任に関する文書 |
| (9) 外部評価に関する文書 |
| (10) 自己点検・評価に関する文書 |
| (11) 第三者評価に関する文書 |
| (12) 社会貢献・生涯学習に関する文書 |
| (13) その他10年保存が必要であると認める文書 |
| 安全保障輸出管理に関する文書 | 7年 | 廃棄 |
| (1) 文書処理に関する表簿 | 5年 | 廃棄 |
| (2) 文部科学省等からの諸通知及び往復書簡 |
| (3) 本法人が主催する記念行事等に関する文書 |
| (4) 会議に関する文書 |
| (5) 各種委員会の記録に関する文書 |
| (6) 各種統計調査に関する文書 |
| (7) 文部科学省等への報告等で重要な文書 |
| (8) 本法人内通知文書で重要な文書 |
| (9) 本法人が発行する学報・広報・要覧等に関する文書 |
| (10) 旅行命令に関する文書 |
| (11) 山口大学基金に関する文書 |
| (12) その他5年保存が必要であると認める文書 |
| 管理運営に関する補助金等外部資金に関する文書 | 当該事業終了後5年 | 廃棄 |
| (1) 渡航に関する文書 | 3年 | 廃棄 |
| (2) 個人データ(国立大学法人山口大学における個人情報の管理に関する規則(令和4年規則第40号)第2条第5号に規定する個人データをいう。)及び個人関連情報(同規則第2条第12号に規定する個人関連情報をいう。)について，同規則第47条から第49条の規定により作成する第三者提供に係る記録又は第三者提供を受ける際の確認等に関する文書 |
| (3) その他3年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 本法人内通知文書 | 1年 | 廃棄 |
| (2) 文部科学省等への報告等 |
| (3) 週間・月間予定 |
| (4) 会議室などの使用に関する文書 |
| (5) 個人番号(国立大学法人山口大学の保有する特定個人情報保護に関する規則(平成27年規則第268号)第2条第2号に規定する個人番号をいう。)及びその確認に関する文書(源泉徴収票の提出に関するものを除く。) |
| (6) その他1年保存が必要であると認める文書 |
| 2 | 職員の人事に関する事項 | (1) 人事記録・附属書類 | 無期限 | |
| (2) その他無期限保存が必要であると認める文書 |
| (1) 職員の解雇及び懲戒に関する文書 | 30年 | 廃棄 |
| (2) 職員の任免に関するもので重要な文書 |
| (3) 退職手当支給に関する文書 |
| (4) 共済組合長期給付に関する文書 |
| (5) 就業規則に関する文書 |
| (6) 労使協定に関する文書 |
| (7) 労働協約に関する文書 |
| (8) 職員の安全衛生に関するもので重要な文書 |
| (9) その他30年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 職員の任免に関する文書 | 10年 | 廃棄 |
| (2) 職員の給与に関する文書 |
| (3) 栄典・表彰に関する文書 |
| (4) 職員の兼業に関する文書 |
| (5) 災害補償に関する文書 |
| (6) 職員の安全衛生に関する文書 |
| (7) 共済組合の元帳及び補助簿 |
| (8) 共済組合の財産関係帳簿及び書類 |
| (9) 共済組合の長期給付にかかる伝票，収入及び支出の信憑書類，給付関係帳簿，給付の請求書その他の給付関係書類 |
| (10) その他10年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 共済組合の伝票，収入及び支出の信憑書類，給付関係帳簿又は給付の請求書類その他の給付関係書類(長期給付に係るものを除く。) | 7年 | 廃棄 |
| (2) その他7年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 外国人研究員等の雇用に関する文書 | 5年 | 廃棄 |
| (2) 職員の諸手当に関する文書 |
| (3) 職員の勤務の状況が記載された文書 |
| (4) 倫理に関する文書 |
| (5) その他5年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 評価に関する文書 | 3年 | 廃棄 |
| (2) 研修に関する文書 |
| (3) 職員団体に関する文書 |
| (4) 職員の身分証明書等各種証明書発行に関する文書 |
| (5) 共済組合の報告書類 |
| (6) その他3年保存が必要であると認める文書 |
| 労働条件通知書 | 当該職員退職後3年 | 廃棄 |
| 宿日直勤務承認申請に関する文書 | 勤務を行う必要がなくなって3年 | 廃棄 |
| 3 | 学術研究に関する事項 | (1) 個人線量に関する文書 | 無期限 | |
| (2) 国際規制物資に関する文書 |
| (3) その他無期限保存が必要であると認める文書 |
| (1) 知的財産の審査に関する文書 | 30年 | 廃棄 |
| (2) 放射性同位元素の取扱いに関するもので重要な文書 |
| (3) その他30年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 受託研究，共同研究，その他研究契約に関する文書 | 5年 | 廃棄 |
| (2) 知的財産に係る契約に関する文書 |
| (3) 受託研究員申請書 |
| (4) 施設の使用に係る申請等に関する文書 |
| (5) 特許の出願に関する文書 |
| (6) 放射線に関する文書 |
| (7) 外国人研究者申請書 |
| (8) 放射性同位元素の取扱いに関するもので軽易な文書 |
| (9) 各種許認可等の申請等に関する文書 |
| (10) その他5年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 組換えDNA実験の審査等に関する文書 | 当該事業終了後5年 | 廃棄 |
| (2) 科学研究費助成事業の申請等に関する文書 |
| (3) 研究助成に関する文書 |
| (4) 学術研究に係る補助金等外部資金に関する文書 |
| (5) 動物使用計画の審査等に関する文書 |
| (6) 病原体等の取扱いの審査等に関する文書 |
| (7) その他当該事業終了後5年保存が必要であると認める文書 |
| 4 | 会計に関する事項 | (1) 財務諸表等 | 無期限 | 廃棄 |
| (2) 境界確定協議・登記 |
| (3) その他無期限保存が必要であると認める文書 |
| (1) 国有財産に関する文書 | 30年 | 廃棄 |
| (2) その他30年保存が必要であると認める文書 |
| 会計関係書類で重要なもの | 10年 | 廃棄 |
| 帳簿，伝票及び契約関係書類 | 7年 | 廃棄 |
| (保存期間が別途定められているものはその年限) |
| 上記以外の会計関係書類 | 5年 | 廃棄 |
| 5 | 学務に関する事項 | (1) 卒業証書発行台帳及び修了証書発行台帳 | 無期限 | |
| (2) 学籍簿及び成績原簿等 |
| (3) 教職課程認定に関する文書(変更届を含む) |
| (4) シラバス及び履修要項・便覧等 |
| (5) 履修証明プログラムに関する文書(履修の記録に関する文書) |
| (6) その他無期限保存が必要であると認める文書 |
| (1) 学生の懲戒等身分の異動に関するもので重要な文書 | 30年 | 廃棄 |
| (2) その他30年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 教育職員免許に関する文書 | 10年 | 廃棄 |
| (2) 学生の懲戒等身分の異動に関する文書 |
| (3) 奨学金(日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金を除く。)に関する文書 |
| (4) 学生寄宿舎等の学生の入退寮等に関するもので重要な文書 |
| (5) 学生募集要項 |
| (6) 留学生に関するもので重要な文書 |
| (7) その他10年保存が必要であると認める文書 |
| 入学手続書類のうち在学期間中の保存が必要であると認める文書 | 在学中 | 廃棄 |
| (1) 日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関するもので重要な文書 | 5年 | 廃棄 |
| (2) 学生寄宿舎等の学生の入退寮等に関する文書 |
| (3) 入学料，授業料等の免除に関するもので重要な文書 |
| (4) 健康診断票，学生相談記録等学生の健康管理に関するもので重要な文書 |
| (5) 学生の就職先に関するもので重要な文書 |
| (6) 学生証等各種証明書発行に関するもので重要な文書 |
| (7) 学生団体に関するもので重要な文書 |
| (8) 課外教育の実施に関するもので重要な文書 |
| (9) 学生教育研究災害障害保険に関する文書 |
| (10) 入学手続書類 |
| (11) 教育課程に関する文書 |
| (12) 入学者の選抜に関する文書 |
| (13) 学位申請・論文審査に関する文書 |
| (14) 留学生に関する文書 |
| (15) 履修証明プログラムに関する文書(実施計画及び募集に関する文書) |
| (16) 教員免許状更新講習に関する文書 |
| (17) その他5年保存が必要であると認める文書 |
| 教育に関する補助金等外部資金に関する文書 | 当該事業終了後5年 | 廃棄 |
| (1) 日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関する文書 | 3年 | 廃棄 |
| (2) 入学料，授業料等の免除に関する文書 |
| (3) 健康診断票，学生相談記録等学生の健康管理に関する文書 |
| (4) 学生の就職先に関する文書 |
| (5) 学生証等各種証明書発行に関する文書 |
| (6) 学生団体に関する文書 |
| (7) 課外教育の実施に関する文書 |
| (8) 休講に関する文書 |
| (9) 福利厚生施設の利用に関する文書 |
| (10) 学生の生活支援に関する文書 |
| (11) オープンキャンパス等広報活動に関する文書 |
| (12) その他3年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 履修登録に関する文書 | 1年 | 廃棄 |
| (2) その他1年保存が必要であると認める文書 |
| 6 | 国際連携に関する事項 | (1) 国際交流協定の締結に関するもの | 無期限 | |
| (2) その他無期限保存が必要であると認める文書 |
| (1) 協定校との交流に関する文書 | 30年 | 廃棄 |
| (2) 海外拠点整備に関する文書 |
| (3) その他30年保存が必要であると認める文書 |
| 国際連携に関する事項で10年保存が必要であると認める文書 | 10年 | 廃棄 |
| (1) 海外交流(短期滞在プログラム)に関する文書 | 5年 | 廃棄 |
| (2) 帰国留学生・外国人研究者のネットワークに関する文書 |
| (3) 海外からの表敬訪問に関する文書 |
| (4) 国際アドバイザーに関する文書 |
| (5) 国際協力に関する文書 |
| (6) その他5年保存が必要であると認める文書 |
| 7 | 施設に関する事項 | (1) 施設の長期計画に関する文書 | 30年 | 廃棄 |
| (2) その他30年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 瑕疵の修理等の請求の際に必要となる文書(設計図書等) | 10年 | 廃棄 |
| (2) 施設の実態の把握に関する文書 |
| (3) その他10年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 工事の設計積算に関する文書 | 7年 | 廃棄 |
| (2) 工事請負契約に関する文書(瑕疵の修理等の請求の際に必要となる文書を除く。) |
| (3) 設計監理委託に関する文書 |
| (4) 工事の施工管理に関する文書(瑕疵の修理等の請求の際に必要となる文書を除く。) |
| (5) 定期検査の結果の記録に関する文書(建築基準法等関係法令によるものを含む) |
| (1) 工事契約・施工に係る報告に関する文書 | 5年 | 廃棄 |
| (2) 施設マネジメントに関する文書 |
| (3) その他5年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 施設維持管理に関する文書(定期検査の結果の記録に関する文書を除く。) | 当該施設廃止後1年 | 廃棄 |
| (2) 計画通知書等諸官庁への届出に関する文書 |
| 8 | 情報及び通信に関する事項 | (1) 図書館の固定資産台帳 | 無期限 | |
| (2) その他無期限保存が必要であると認める文書 |
| (1) 図書館の蔵書統計 | 30年 | 廃棄 |
| (2) 図書館の利用統計 |
| (3) その他30年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 図書館の資料の受入・管理に係る基準等に関する文書 | 10年 | 廃棄 |
| (2) 図書館の資料の利用に係る基準等に関する文書 |
| (3) その他10年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 他機関との図書館相互利用に関する文書 | 5年 | 廃棄 |
| (2) 図書館の資料の除籍に関する文書 |
| (3) 図書館の資料の購入に関する文書 |
| (4) 図書館の資料の寄贈及び交換に関する文書 |
| (5) 図書館の資料の製本及び修理に関する文書 |
| (6) 図書館の文献複写に関する文書 |
| (7) IT通信に関する文書 |
| (8) 発掘調査に関する文書 |
| (9) その他5年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 商用回線(配線)等の導入に関する文書 | 利用終了後5年 | 廃棄 |
| (2) ICT基盤センターが保管する利用者識別情報への接続許可に関する文書 |
| (1) 図書館の整理業務に関する文書 | 3年 | 廃棄 |
| (2) 図書館の閲覧業務に関する文書 |
| (3) 図書館の貸出業務に関する文書 |
| (4) 図書館の資料の利用に関する文書 |
| (5) 図書館広報誌等の作成に係る文書 |
| (6) 図書館の利用に関する文書 |
| (7) ICT基盤センターの利用に関する文書 |
| (8) 埋蔵文化財資料館の利用に関する文書 |
| (9) その他3年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 図書館利用者名簿 | 1年 | 廃棄 |
| (2) その他1年保存が必要であると認める文書 |
| 9 | 附属病院に関する事項 | (1) 附属病院の開設承認等に関する申請書類 | 30年 | 廃棄 |
| (2) 各種指定医療機関申請に関する申請書類 |
| (3) 厚生労働大臣が定める基準等に関する申請書類 |
| (4) 保険医の登録に関する文書 |
| (5) 院内学級設立に関する文書 |
| (6) その他30年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 厚生労働省所管の法令に基づく調査・指導等に関するもので重要な文書 | 15年 | 廃棄 |
| (1) 診療契約に関する文書 | 10年 | 廃棄 |
| (2) 諸料金規則に関する文書 |
| (3) 先進医療承認申請書類 |
| (4) 厚生労働省所管の法令に基づく調査・指導等に関する文書 |
| (5) その他10年保存が必要であると認める文書 |
| 患者の不在者投票に関する文書 | 6年 | 廃棄 |
| (1) 診療録等に関する文書 | 5年 | 廃棄 |
| ア 診療録 |
| イ 看護記録 |
| ウ 処方箋・検査記録・エックス線写真 |
| (2) 診療報酬請求に関する文書 |
| ア 診療報酬請求明細書(控) |
| イ 診療報酬請求額に関する文書 |
| ウ 再審査請求書(控) |
| エ 審査委員会からの通知 |
| オ 診療報酬改定に関する文書 |
| (3) 公費負担に関する申請書類 |
| (4) 校費負担に関する申請書類 |
| (5) 外来患者に関する文書(診療料金データ及び関係伝票類) |
| (6) 入院患者に関する文書 |
| ア 入院保証書 |
| イ 特別室使用届 |
| ウ 診療料金データ及び関係伝票類 |
| (7) 患者給食・栄養に関する文書 |
| ア 献立表 |
| イ 食事指示 |
| ウ 栄養相談(指導) |
| エ 患者給食検食表 |
| (8) その他5年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 外国医師の臨床修練に関する文書 | 3年 | 廃棄 |
| (2) 研修登録医受入に関する文書 |
| (3) 受託実習生及び病院研修生に関する文書 |
| (4) 院内学級に関する文書 |
| (5) その他3年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 外来患者に関する文書(診療申込書) | 1年 | 廃棄 |
| (2) 入院患者に関する文書(患者台帳) |
| (3) その他1年保存が必要であると認める文書 |
| 10 | 附属学校に関する事項 | 指導要録及びその写し(入学卒業等の学籍に関する記録) | 20年 | 廃棄 |
| (1) 学校行事に関する文書 | 5年 | 廃棄 |
| (2) 教科用図書配当表，学校医執務記録簿，学校歯科医執務記録簿及び学校薬剤師執務記録簿 |
| (3) 担任学級・担任教科・科目・時間表 |
| (4) 指導要録及びその写し(入学卒業等の学籍に関する記録以外の文書) |
| (5) 出席簿 |
| (6) その他5年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 教育実習に関する文書 | 3年 | 廃棄 |
| (2) その他3年保存が必要であると認める文書 |
| 11 | 教育職員保有文書に関する事項 | (1) 博士論文 | 10年 | 廃棄 |
| (2) その他10年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 定期試験問題 | 5年 | 廃棄 |
| (2) 修士論文 |
| (3) 各種研究助成金に関する申請書 |
| (4) 外部機関に提出した報告書 |
| (5) その他5年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 学科・講座等の会議に関する文書 | 3年 | 廃棄 |
| (2) 大学教育職員の選考に関する文書 |
| (3) 論文審査に関する文書(審査基準) |
| (4) 入試採点基準(筆記及び口述)(推薦入学，編入学及び大学院入学) |
| (5) 就職関係資料(求人リスト) |
| (6) その他3年保存が必要であると認める文書 |
| (1) 卒業論文 | 1年 | 廃棄 |
| (2) 実験機器利用記録 |
| (3) 口述試験の評価メモ及び打合せメモ |
| (4) その他1年保存が必要であると認める文書 |