○国立大学法人山口大学が保有する学生個人情報の本人開示に関する暫定申合せ
(平成13年12月4日申合せ)
改正
平成16年4月1日申合せ
平成20年3月18日申合せ
平成31年4月25日申合せ第3号
令和7年3月31日申合せ第1号
第1　趣旨
この申合せは，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)(以下「情報公開法」という。)第5条第1号の規定により不開示とされている国立大学法人山口大学が保有する学生等の個人情報(以下「学生個人情報」という。)を教育上の見地から本人等へ開示することに関し必要な事項を定める。
第2　開示に関する学生個人情報の範囲
開示する学生個人情報の範囲は，当分の間，次の各号に掲げる情報とする。
(1)　成績(入学者選抜に係るものは除く。)(点数，取得単位，取得年次等)
(2)　授業出席記録
(3)　就職に関する推薦書(公印のあるものに限る。)(推薦事由)
(4)　学籍異動状況(異動年月日・事由・内容)
(5)　懲戒に関する事項(懲戒年月日・事由・内容)
(6)　入学料及び授業料免除選考に関する評価事項(家計点，成績点，順位等)
(7)　奨学金貸与申請に関する調査事項(推薦所見，貸与の異動状況)
(8)　奨学生の選考に関する評価事項(家計点，成績点，順位等)
(9)　学生の表彰に関する推薦書(推薦事由)
第3　開示請求者
1　学生個人情報の開示を請求することができる者(「以下「本人等」という。)は，次の各号に掲げる者とする。
(1)　学生(学部学生，学環学生及び大学院学生)本人
(2)　研究生本人
(3)　科目等履修生本人
(4)　特別聴講学生本人
(5)　前各号に掲げる者の親権者(在学中に親権が終了した場合であっても，これを親権者とみなす。)
(6)　前号に掲げる者がいない場合は，第1号から第4号までに掲げる者の監護者又は法定代理人
2　前項に定めるもののほか，前項第1号から第4号までに掲げる者が在学中に死亡した場合又は1年以上音信不通の状態にある場合は，前項第5号又は第6号に掲げる者が開示を請求することができる。
第4　開示の申請
本人等から学生個人情報の開示請求があった場合は，本人等から別紙様式による「学生個人情報開示申請書」を提出させなければならない。
第5　開示請求者の確認
1　第4の申請に当たっては，学生証の提示又は公的機関が発行する証明書等，本人等であることを証明する文書を添付させ，本人等であることを確認しなければならない。
2　前項に定める文書の提示がなく，又は文書の真偽に疑義がある場合は，学生個人情報を開示してはならない。
第6　教育上の見地からの裁量的開示
1　指導大学教育職員(以下「指導教員」という。)その他の関係職員は，通常の教育活動の一環として行う学生の指導に当たって，教育上の見地から必要と認める場合には，自己の裁量において，当該学生個人情報を本人等に開示することができる。この場合において，周囲の事情から明らかに本人等の確認の必要がないと認められるときは，指導教員その他の関係職員は，本人等の確認の措置を省略することができる。
2　前項の開示において，指導教員その他の関係職員は，学生個人情報が本人等以外に開示されることがないよう，必要な措置をとらなければならない。
第7　開示によって誤りを指摘された場合の措置
この申合せに基づいて学生個人情報が本人等に開示され，事実に反する記載等，明白な誤りが本人等から指摘された場合には，関係する部署は速やかに学生個人情報の誤りを訂正するよう努めなければならない。
第8　事務
学生個人情報の開示に関する事務は，学生支援部教育支援課において処理する。
第9　雑則
1　この申合せに定めるもののほか，学生個人情報の本人等への開示に関し必要な事項は，教学委員会が定める。
2　この申合せにより難い場合又はこの申合せに疑義が生じた場合には，教学委員会において定める。
附　則
この申合せは，平成13年12月4日から実施する。