課外活動の届出・手続き
吉田キャンパスで課外活動をする上で、必要な届出・手続きは下記のとおりです。
書類を提出する際は、学生支援課学生サービス係（E-mail：ga119@yamaguchi-u.ac.jp）にEメールで提出してください。
（ただし、団体の構成員が１学部・研究科の場合は、所属学部・研究科の学生担当係に提出することになります。）
なお、課外活動の届出や手続きなどに関して、不明な点がある場合は、以下の担当係に連絡願います。
〔課外活動担当係（吉田地区）〕
学生支援部学生支援課学生サービス係（課外担当）【共通教育棟１階 ⑧番窓口】
TEL：083-933-5164 E-mail：ga119@yamaguchi-u.ac.jp
小串キャンパス・常盤キャンパスでの課外活動については、以下のサイトをご確認ください。
小串キャンパス：https://www.yamaguchi-u.ac.jp/med/support/extracurricular_activities/
常盤キャンパス：https://www.yamaguchi-u.ac.jp/eng/support/circle/index.html
新たに課外活動団体を結成するとき
１．団体結成要件
本学では、以下の条件を満たす場合に、課外活動団体として大学に登録することが可能です。
①団体の構成員が２名以上で活動
②団体の構成員が２学部以上であること
（団体の構成員が1学部の場合は、学部公認の団体となる）
③顧問大学教育職員がいること
④特定の政党を支持し、若しくはこれに反対するための政治活動又は特定の宗教のための宗教活動
は行わないことを誓約すること
２．提出書類
・危機管理マニュアル
※以下の連絡先がすべて入力されているかを確認のうえ、提出してください。
①代表者の氏名と連絡先
②顧問教員の連絡先（研究室または携帯電話）
③学生支援課の連絡先 083-933-5164
④正門守衛所の連絡先 083-933-5110
⑤健康科学センターの連絡先 083-933-5160
・施設予約権限付与申請
※学内の施設の予約をする際は必要です。該当団体のみ提出してください。
・自家用車使用届
※遠征等、活動内で自家用車を使用する場合は提出してください。部活のために通学する際に個人で
車に乗ってくる場合は届出不要です。複数人乗り合わせて使用する場合は、届出が必要です。
団体の活動を継続するとき
１．団体継続に必要な手続き
すでに課外活動団体として登録済みの団体は、毎年度の初め（５月頃）に修学支援システム上で更新手続きを必要があります（更新時期は、学生支援課学生サービス係から各団体責任者へメールで連絡します）。
また、責任者、構成員、顧問教員の変更、活動目的や内容において変更が生じた際にも、修学支援システム上で更新手続きが必要です。
２．更新方法
・危機管理マニュアル
※以下の連絡先がすべて入力されているかを確認のうえ、提出してください。
①代表者の氏名と連絡先
②顧問教員の連絡先（研究室または携帯電話）
③学生支援課の連絡先 083-933-5164
④正門守衛所の連絡先 083-933-5110
⑤健康科学センターの連絡先 083-933-5160
・施設予約権限付与申請
※学内の施設の予約をする際は必要です。該当団体のみ提出してください。
課外活動で使用する施設を予約するとき
１．使用できる施設
共通教育棟教室
①貸出可能な教室
（教室番号）1・2・3・4・11・12・13・14・22・23・24・25・31・32・33・34・35・36
※プロジェクター・スクリーン等の機器の使用は固く禁じます。絶対に使用しないでください。
②貸出可能な時間帯
平日 19：30～22：00（長期休業中は16:00～22:00）
土日祝 9：00～22：00
③音出し可能時間
教室での楽器等の音出し可能時間は21:00までです。
④鍵の貸出し
守衛所にて鍵を受取り、返却してください。
⑤空調設備の使用
7月～9月、12月～3月は空調設備を使用することが可能です（有料）。
使用申請方法については「施設の空調設備を使用するとき」を参照してください。
大学会館 ※ 大学会館の詳細な内容は「大学会館」のページをご覧ください。
①貸出可能な時間帯
9：00～22：00（※22時00分に施錠）
②休館日
12月29日～翌年1月3日
③鍵の貸出し
守衛所にて鍵を受取り、返却してください。
④空調設備の使用
7月～9月、12月～3月は空調設備を使用することが可能です。
なお、課外活動団体に関して、「大ホール」の空調使用時に、空調使用料（１時間あたり493円）を徴収します。
また、使用申請方法については「施設の空調設備を使用するとき」を参照してください。
※大学の行事や会議などが入った場合は、それらが優先される場合があります。
※楽器等を使用して音を出す活動は「音楽鑑賞室」のみ可能です。
※準備室は使用不可です。
体育施設・合宿研修所
①貸出可能な時間帯
平日 16：00～22：00（長期休業中は8:30～22:00）
土日祝 8：30～22：00
※体育器具（ネット、ボール等）は貸出しません。
※体育会に所属する団体でトレーニングルーム（第２体育館１階）を使用する団体は、同ルームの入口にある使用計画表にサインをしてください。
２．施設予約方法
課外活動で、吉田地区の共通教育の教室・体育施設・競技場等を予約する場合は修学支援システムで予約することになります。
修学支援システムの操作方法は下記のリンクをクリックしてください。
施設予約をできるのは課外活動団体に所属し、施設予約権限を付与された者のみです（各団体３名まで登録可）。
施設予約権限の付与を希望する団体は「施設予約権限付与申請」を学生サービス係（ga119@yamaguchi-u.ac.jp)までメールで提出してください。
○修学支援システムでの学内施設の予約方法
○施設予約権限付与申請（様式）
なお、小串キャンパス・常盤キャンパスの施設予約については、各担当係に詳細をお尋ねください。
○小串キャンパス：医学部学務課教育・学生支援係（電話：0836-22-2099）
○常盤キャンパス：工学部学務課学生係（電話： 0836-85-9011）
施設の空調設備を使用するとき
１．使用できる施設
共通教育棟教室 1・2・3・4・11・12・13・14・22・23・24・25・31・32・33・34・35・36
音楽サークル棟(A、B)
大学会館
２．使用できる期間及び時間
夏季（冷房）：7月～9月、冬季（暖房）：12月～3月
使用時間は教室・各部屋が使用できる時間となります。
３．使用申請方法
・「空調設備使用願」を学生支援課学生サービス係（ga119@yamaguchi-u.ac.jp）にメールで提出してください。複数日の使用を希望する場合は、１か月ごとに作成し、使用月の前月末までにまとめて申請してください。
・使用願に記載された予約日時に基づき使用料金を請求します。（文化会所属の団体は、大会等前日までの14日間は、無料です。「空調設備使用願」に大会名等を記入してください。）
・空調設備を使用する当日の申請は認めません。
・キャンセルが生じる場合、予約開始時刻（予約開始時刻が17:00以降の場合は17:00）までに、空調設備を使用しない旨の連絡があった場合は、キャンセル可能とします。
４．鍵の貸出し
・学生支援課学生サービス係（⑧番窓口）にて受取・返却してください（音楽サークル棟B棟・大学会館は大ホール以外不要）。受取は18:00（長期休業期間は17:15）までに、返却は使用後速やかに行ってください。ただし、休日及び学生支援課学生サービス係の業務時間外は、翌営業日の8:30に返却してください。
５．支払い
・有料の空調設備を使用した団体は、請求書に基づき2ヶ月ごとに使用料を支払ってください。使用料が期限までに納入されない場合は、今後の貸出しを認めない場合があります。
夜間照明を使用するとき
１．使用できる施設
テニスコート、サッカー・ラグビー場
２．使用できる期間及び時間
体育施設予約可能日時・時間内であれば利用可能です。
３．使用申請方法
・施設使用予約とは別に、「屋外体育施設夜間照明使用願」を学生サービス係（ga119@yamaguchi-u.ac.jp）にメールで提出してください。複数日の使用を希望する場合は、１か月ごとに作成し、使用月の前月末までにまとめて申請してください。
・使用願に記載された予約日時に基づき使用料金を請求します。（体育会所属の団体は、大会前日までの14日間は、無料。備考欄に大会名等を記入してください。）
・夜間照明を使用する当日の申請は認めません。
・悪天候等により使用しない場合は、17:00までに連絡があった場合は、キャンセル可能とします。
４．鍵の貸出し
学生支援課学生サービス係（⑧番窓口）にて受取・返却してください。受取は18:00（長期休業期間は17:15）までに、返却は翌朝8:30に行ってください。ただし、翌日が休日の場合は、翌営業日の8:30に返却してください。
５．支払い
・夜間照明を使用した団体は、請求書に基づき2ヶ月ごとに使用料を支払ってください。使用料が期限までに納入されない場合は、今後の貸出しを認めない場合があります。
課外活動に係る各種様式
| 事項 | 用途・説明 |
| 団体結成（継続）届 | 新たに団体を結成する場合に、責任者が届け出てください。また、年度を越えて団体を継続しようとする場合にも、責任者が届け出をしてください。 メールにファイルを添付する形で学生支援課学生サービス係（ga119@yamaguchi-u.ac.jp）に提出してください。（紙面での提出は受け付けません） |
| 危機管理マニュアル | 団体結成（継続）届を提出する際に、併せて提出してください。 |
| 施設予約権限付与申請 | 団体結成（継続）届を提出する際に、修学支援システムでの吉田地区施設予約の権限付与を希望する団体は提出してください。 |
| 行事届 |
学内、学外を問わず、団体が主催又は共催で大会、試合、イベント等を開催または参加する場合並びに合宿を行う場合に実施日の２週間前までに提出してください。 |
| 入構届 | 正門閉門時間（午前0時から午前6時の間）に、入構する場合に行事届と併せて提出してください。 |
| 掲示許可（窓口で直接申請） | 共通教育棟、学生食堂及び立て看板置場（第一体育館横）への掲示は学生支援部⑧番窓口へ申し出てください。（書類の提出は必要ありません） 掲示期間は原則として１か月以内です。 |
| 屋外体育施設夜間照明使用願 | サッカー場、ラグビー場、テニスコートの各施設の夜間照明を使用する場合に提出してください。 |
| 空調設備使用願 | 空調設備の使用をする場合に提出してください。 |
| 財産（船舶）移動 | 船舶等の財産を移動させる場合に、提出してください。 |
| 事故報告書 | サークル活動で事件・事故が起きた場合に提出してください。 |
| 水泳プール使用願 | 大学のプールを使用する場合に提出してください。 |
| 体育施設使用願 | 修学支援システムで予約ができる期間より先の日程を予約する場合に提出。ただし、提出する前に、学生サービス係で施設の空き状況を確認し、仮予約をした上で、本様式を提出してください。 |
| 大会等結果報告書 | 大会に参加した場合に提出。学長表彰や学生団体活動支援金の選考の際の参考資料となります。大会等で優秀な成績を収めた場合は、積極的に提出してください。 |
| 大学会館施設使用願 | 修学支援システムで予約ができる期間より先の日程（３か月先の日程まで）を予約する場合に提出してください。ただし、提出する前に、学生サービス係で施設の空き状況を確認し、仮予約をした上で、本様式を提出してください。 |
| 特別健康診断依頼書 | 大会等に参加するために健康科学センターによる健康診断の受診が必要な場合は、大会等実施日の２週間前までに申し出てくだい。（事前に健康科学センターで予約が必要です）詳細はこちら。 |
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後援名義使用申請願・事業実績報告書 収支予算書・決算書 |
イベントを企画し、学外の機関（山口県・山口市・山口県教育委員会・山口市教育委員会）に後援名義の使用申請を希望する場合は「後援名義使用申請願」を提出してください。上記に記載の機関以外は、各団体から直接該当機関へ申請願います。 また、後援を受けたイベントが終了した後、「事業実績報告書」を１週間以内に提出してください。 |
| 共通教育棟教室設備使用願 | 共通教育棟の教室のエアコンを使用する場合に提出してください。 |